Algunos me han dicho que soy un poco desorganizada… podría ser 😉
Si has empezado recientemente a trabajar desde casa debido a la desafortunada expansión del coronavirus (covid-19) y no sabes si lo estás haciendo bien o si eres un líder de equipo sin mucha experiencia en el teletrabajo, no te preocupes, esta es una guía para ti.
Basándome en mi propia experiencia (empecé a trabajar en remoto desde casa en 2012), en las docenas de entrevistas que he hecho a profesionales que trabajan remotamente en la que han compartido su experiencia y preguntando a mis propios seguidores en Twitter, he creado esta guía con un listado de acciones a hacer y evitar, cuando se empieza a tele-trabajar desde casa.
El objetivo es que puedas comenzar lo más pronto posible a trabajar de forma eficiente de forma cómoda!
Al empezar…
1. Asegúrate de tener una conexión a Internet rápida, confiable y segura
La herramienta más fundamental para poder tele-trabajar es tener acceso a una computadora con una conexión a Internet buena y confiable, y aunque la conexión de tu casa pueda haber sido buena para actividades aleatorias relacionadas con el trabajo, como consultar el correo electrónico de vez en cuando, podría no tener la velocidad que se necesita para, por ejemplo, hacer una videoconferencia.
Trabajar desde casa puede ser un desafío si tiene una conexión WiFi inestable que no brinda una buena cobertura en todas las áreas de su casa o apartamento.
Por eso puede ser una buena idea que pruebes la velocidad de conexión de Internet, usando herramientas como Speedtest y si usa WiFi, trabajes cerca de tu punto de acceso WiFi o router, y si aun así no es suficiente, evita usar WiFi, y usa una conexión de cable / ethernet en su lugar. Es posible que también desees considerar actualizar tu plan de conexión para obtener más ancho de banda.
Por otro lado, si compartes tu conexión a Internet con muchas personas, puede ser buena idea preguntar a tu empresa si es posible instalar una VPN por seguridad. En Remoters, hemos hecho un post sobre los planes de VPN más populares, que valdría la pena que revises.
2. Establece un espacio de oficina en el hogar específico y tranquilo, con muebles cómodos para trabajar
¡Evita trabajar desde el sofá o cama, será más difícil hacer las cosas y tu espalda te pedirá moverte después de un rato! Recuerda que pasarás la mayor parte del día sentada, o de pie en el lugar donde trabajes y debes ser productiva, además de sentirte cómoda.
Además, es importante establecer un lugar específico para trabajar, ya que suele ser la forma más fácil de seguir un horario de trabajo disciplinado cuando estés en casa: cuando te sientes o estés allí, estás trabajando y cuando sales de ese lugar, has dejado el trabajo.
Por esto, se recomienda tener “tu propia” área de trabajo en casa, idealmente una habitación separada, aunque sé que podría ser más difícil si tienes espacio limitado y / o una gran familia. Sin embargo, si no puedes tener una habitación específica para trabajar, establece un espacio separado en tu salón, por ejemplo, en un lugar más tranquilo, con buena luz, que te permita concentrarte, donde puedas tener un ambiente cómodo con una mesa y silla desde donde puedas trabajar.
Si solo está trabajando con tu laptop, considera comprar un soporte, una teclado y un mouse separados para que puedas estar más cómodo, y si tiene un presupuesto adicional, considera comprar una lámpara si la iluminación no es tan buena así como una silla ergonómica. Echa un vistazo a esta publicación de Remoters donde incluimos los muebles y suministros esenciales a comprar para un lugar de trabajo productivo desde casa.
3. Invierte en dispositivos que ayuden a enfocarte y comunicarte con tu equipo: auriculares con aislamiento de sonido con un micrófono y una cámara de calidad
Esto puede sonar como un lujo, pero si va a trabajar desde el salón, donde pasarán o podrían estar otras personas, es fundamental tener algunos auriculares aislantes para poder concentrarte. Si antes trabajabas en una oficina con espacio abierto, es muy probable que ya los tuviera por la misma razón.
Idealmente, los auriculares también deben tener micrófonos integrados para que puedas conectarte y hablar fácilmente con tu equipo o clientes con teleconferencias. Echa un vistazo a esta publicación que hicimos en Remoters con algunos de los mejores auriculares con micrófono con cancelación de ruido, en caso que aún no tengas uno.
Además, existe una herramienta llamada Krisp, para silenciar el ruido de fondo cuando se realizan llamadas con cualquier herramienta, lo que puede ser muy útil si también se trabaja en un entorno ruidoso.
4. Establece protocolos de comunicación claros con tu equipo para la interacción remota
¿Cuándo está bien enviar un mensaje grupal a todo el equipo por slack? ¿Cuándo deberías hacer una video llamada en lugar de solo enviar un mensaje de texto? ¿Cuándo es mejor la comunicación asincrónica vs. la de tiempo real?
Especialmente si eres líder de un equipo, es fundamental establecer protocolos de comunicación claros con tu equipo para que tengas ciertas pautas a seguir cuando os comuniquéis de forma remota, idealmente algo con lo que todos puedan sentirse cómodos, para evitar “extrapolar” esos malos hábitos de comunicación que se tenían en la oficina a la comunicación virtual: como interrumpir a otros cuando con preguntas no importantes que no requieren una respuesta en tiempo real.
Para esto, podría valer la pena echar un vistazo a algunas “guías de trabajo remotas” de Zapier, Trello, InVision, Buffer o HotJar que hemos compilado hace un tiempo en Remoters aquí.
5. Establece límites con las personas que viven contigo para que no te interrumpan al trabajar desde casa
Si vives con otras personas, hazles saber que aunque estés “físicamente en casa”, no estás mentalmente allí, estás trabajando y no estás disponible para hacer tareas en cualquier momento del día o incluso, que no puedes tener conversaciones en cualquier momento, y que las dejarás para cuando tome descansos.
También podría ser útil establecer reglas específicas, como: si usas los auriculares, o estás sentado en tu escritorio, significa que no estás disponible para hablar o responder preguntas, a menos que sea una emergencia (del mismo tipo de emergencia para la que te llamarían cuando estabas en la oficina).
De forma continua…
1. ¡No te quedes en pijama todo el día! Dúchate y vístete cómodamente
Aunque pueda ser demasiado tentador tratar de permanecer en pijama durante todo el día, es recomendable ducharse y vestirse cómodamente, de lo contrario podría ser más difícil mentalizarte al “modo de trabajo”, además de sentirte y verte bien cuando haces video llamadas con tu equipo y / o clientes.
2. Sigue un horario de trabajo y una rutina, con horas de trabajo específicas para evitar el exceso de trabajo
Respeta tus horas de trabajo siguiendo tu horario de siempre, al que mismo solías tener y con el que te sentías cómoda cuando trabajabas en la oficina, podría ser la mejor idea al menos para comenzar con algo que ya conoces bien. Lo que debes evitar a toda costa es terminar trabajando de más al estar en casa, ya que puede ser más difícil desconectar al final del día.
Esta es la razón por la cual es fundamental establecer una rutina, establecer ciertos momentos para tomar descansos (más sobre esto en un próximo punto), para almorzar y establecer horarios específicos para *dejar* de trabajar al final del día y salir “tu oficina virtual”.
Es por esto que es útil tener un área específica para trabajar desde casa, ya que será más fácil “desconectar” cuando salgas de ese lugar, evitando llevar el trabajo contigo todo el tiempo cuando estés en casa.
3. Establece un listado de actividades priorizado para hacer cada día a través de un sistema de gestión de tareas o proyectos
Aunque es posible que ya hayas utilizado un sistema de gestión de tareas o proyectos para coordinar las tareas con los miembros de tu equipo, puede ser útil establecer una lista de actividades prioritarias “personales” diarias con un sistema de gestión de tareas o proyectos, para asegurar tu productividad, al menos al principio, ya que no tendrás a nadie que “físicamente” esté contigo para hacerlo.
Puedes echar un vistazo a herramientas para la administración de tareas simples como todoist o trello, que son fáciles de usar y le permitirán realizar un seguimiento de tareas importantes. Además de usar estas herramientas, considera seguir también una metodología de priorización de tareas, como la matriz de Eisenhower, que te permitirá clasificar y priorizar tareas en función de su nivel de importancia y urgencia.
Echa un vistazo a más herramientas de productividad y de gestión de proyectos en la sección de herramientas de Remoters.
4. Mantén una comunicación y coordinación a través de mensajes de texto y video claros y frecuentes con tu equipo y clientes
Idealmente, debes tener un protocolo de comunicación claro (mira el punto 4 de la sección “cuando comenzamos…”) que te guiará para tener una comunicación fluida, clara y continua pero al mismo tiempo, no intrusiva con tu equipo y clientes, pero incluso si no lo haces, aquí tienes algunos principios simples a seguir y personalizar según tus propias características y contexto de trabajo:
- Mensajes asíncronos frecuentes para asuntos simples: Mantente conectado y disponible a través de sistemas de chat y mensajes de texto como Slack, esto servirá para coordinar rápidamente actividades simples y aclarar dudas de forma asincrónica, respondiendo cuando tengas la oportunidad y en función de qué tan importantes sean las solicitudes.
- Llamadas de videoconferencia en vez de reuniones en persona: Haz video-llamadas usando herramientas como Zoom o Google Hangouts para reemplazar reuniones en persona, en las que puedes compartir tu pantalla para mostrar lo que deseas.
- Videoconferencias grupales para la coordinación del área: Establece video llamadas grupales para coordinar las actividades principales con tu equipo, al menos un par de veces por semana, momento que también te dará la oportunidad de aclarar dudas sobre los protocolos de comunicación existentes.
- Documentar decisiones no triviales en el sistema de gestión de proyectos: Si está tomando decisiones importantes que más miembros del equipo deberían considerar, es importante asegurarte de que todos lo sepan, dejando la información documentada y notificando al respecto mediante un sistema de gestión de proyectos online que sea accesible a todos los miembros del equipo, como Basecamp o Asana.
Tener una comunicación a distancia natural puede ser más difícil por el cambio al principio, pero puede ayudar a identificar en gran medida los problemas de comunicación y coordinación ya existentes en la organización y que eran compensados por el entorno “en persona” que tenías, y ahora que trabajas a distancia, finalmente podrás resolverlos.
Echa un vistazo a las herramientas de comunicación remota que tenemos en Remoters.
5. Toma y comparte pantallazos o vídeos para explicar temas complejos
Si tiene dificultades para explicar algo importante, siempre es más fácil “mostrar” lo que quieres decir, y ya que trabajando remotamente no puedes hacerlo físicamente, puedes en su lugar hacer un screenshot, en caso que una imagen sea suficiente, o grabar un screencast si necesita explicar más, que puedes compartir a través de tu sistema de mensajería de forma asíncrona sin tener que hacer una videollamada en caso de que no exista disponibilidad en ese momento.
Echa un vistazo a Screencast-O-Matic o Snagit, que son herramientas para hacer screenshots y grabaciones de video, así como TechSmith Video Reviews. Toma en cuenta que hace unos días TechSmith, los creadores de Snagit y Video Reviews – anunciaron que están ofreciendo acceso gratuito y uso ampliado de herramientas hasta junio de 2020 para ayudar a permitir la continuidad empresarial y educativa de cualquier organización que lo necesite.
6. Mantén una alta productividad evitando retrasos y distracciones
Por un lado, no es fácil mantener la concentración durante largos períodos de tiempo y, por el otro, cuando estás en casa también puedes ser más susceptible a las distracciones, intentando hacer tareas del hogar o ver una serie *mientras* trabajas (¡demasiado tentador!)
Evita esto y avanza en tus tareas de manera razonable y mentalmente saludable tomando también descansos:
- Desactiva distracciones y notificaciones de las redes sociales desde tu ordenador y dispositivo móvil, mientras controlas el tiempo que pasas en cada sitio con herramientas como RescueTime o freedom.
- Establece límites con quienes viven contigo cuando trabajes en casa para que sepan que estás “fuera de alcance” y no responderás si estás en tu escritorio o con los auriculares puestos. Esto ya se explicó más detalladamente en el punto 5. de la sección anterior ” cuando comenzamos…”.
- Sigue un método de gestión de tiempo, como la técnica de pomodoro, estableciendo un tiempo razonable (un “pomodoro” de 25 minutos por defecto) para hacer una tarea, seguido de un descanso de 5 minutos, tomando descansos más largos (de 15-20 minutos) después de hacer 4 “pomodoros”. Esto te permitirá avanzar en tus actividades, y te permitirá tomar descansos saludables para desconectar del trabajo de vez en cuando, que puedes usar para hablar con alguien en casa, interactuar a través de las redes sociales o levantarte de tu escritorio para hacer algo de ejercicio.
7. Evita el aislamiento de tu equipo con “pausas sociales” y con un “entorno de trabajo virtual”
Establece a diario pausas sociales para tener video llamadas con tus compañeros de equipo al menos, una vez por día, durante uno de tus descansos, usando herramientas como Sneek.io o PukkaTeam, para compartir tu experiencia y discutir cualquier tema relevante de tu día a día.
Estas herramientas también te permiten recrear la atmósfera de la oficina con un “entorno de trabajo virtual”, para que puedas seguir viendo a los miembros de tu equipo tomando fotos a intervalos regulares y que te permite tener llamadas a un solo click. Estas herramientas te permiten también establecer la configuración de disponibilidad que desees e integrarse también con Slack.
En una situación normal, en este punto, también recomendaría salir durante ciertos momentos o algunos días a la semana para trabajar desde cafeterías o un espacio de coworking en caso de que necesites socializar, sin embargo, esto no es recomendable durante la crisis del coronavirus, cuando es mejor quedarse en casa, no solo para evitar contagiarse sino también para evitar transmitir el virus a otros.
8. Ten agua y refrigerios saludables en tu escritorio para mantenerte hidratada y con energía.
Esto puede parecer trivial, pero tener agua y bocadillos *saludables* (evita los azúcares) o frutas contigo en tu espacio de trabajo, te permitirá mantenerte con energía y evitar distracciones innecesarias al tener que caminar hacia la nevera todo el tiempo, donde también podrías terminar comiendo alimentos “no tan saludables”.
9. No te olvides de almorzar y tomar el tiempo habitual para hacerlo.
No es raro ver a personas que se olvidan de almorzar o comer por completo durante todo el día cuando trabajan en la oficina y esto podría ser aún peor cuando se trabaja desde casa, ya que no tienes el “empujón” de otros que salen de la oficina a hacerlo.
Asegúrate de dejar una hora completa para el almuerzo para comer adecuadamente y, si queda algo de tiempo, puedes usarlo para hacer asuntos urgentes no relacionados con el trabajo que deben evitarse mientras trabajas.
10. Mantén limpio tu escritorio y espacio de trabajo en casa.
Por último, aunque no menos importante, a pesar de que en la oficina es posible que hayas tenido un servicio de limpieza todos los días que solía limpiar su escritorio, sacar la basura, etc. Esto es algo que tendrás que hacer en casa, así que asegúrate de dejar algo poco de tiempo al final o al comienzo de cada jornada de trabajo para hacerlo.
Recuerda también que el teclado del ordenador, el ratón y el móvil tienden a albergar bacterias y también es importante limpiarlos frecuentemente con productos desinfectantes.
¡Con esta guía deberías de estar más preparada para tele-trabajar desde casa!
Espero que con esta guía y recursos te sientas más cómodo/a al comenzar a trabajar desde casa y aunque lo estés haciendo en un escenario no ideal -debido a la crisis del coronavirus-, lo puedas hacer de forma efectiva que además te permita comenzar a beneficiarte de muchas de las ventajas del trabajo en remoto.
Como mínimo, debería de comenzar a ser obvio que muchas de esas reuniones en persona para las que algunas veces necesitabas viajar durante horas, pueden convertirse fácilmente en video conferencias, o hasta en emails, lo cual permite aprovechar mejor tu tiempo.
¿Tienes dudas o preguntas? ¡Envíame un tweet! Estaré encantada de ayudar 🙂
Este artículo ha sido escrito por Aleyda Solis, Consultora SEO con base en remoto, conferenciante and autora, fundadora de Orainti y co-fundadora de remoters.net, que comencó a trabajar en remoto cuando aún era empleada en 2012. Además de su sitio y remoters.net, puedes encontrarla en Twitter y LinkedIn.
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