Herramientas de comunicación para trabajar en remoto

Herramientas Comunicación para equipos remotosEste es mi primer post en blog y quiero mostraros qué herramientas utilizamos para trabajar en el equipo que hacemos remoters.net. Ya os contamos que Aleyda reside en Madrid aunque viaja de media un par de veces al mes, Christian también vive en Madrid, pero tienen complicado reunirse y yo vivo en el norte de España aunque bajo al menos una semana al mes a Madrid. Esa semana es la que intentamos sacar un rato para vernos y adelantar al máximo tareas pendientes del proyecto.

Fieles a la filosofía de trabajo distribuido hemos sido capaces de lanzar el proyecto y trabajar en él desde la distancia. De hecho, quiero confesaros que desde que hablamos los 3 acerca de este proyecto (los días 28 y 29 de abril de 2015) hasta el día de hoy, nos hemos visto físicamente 9 veces (8 en Madrid y consideramos 1 más en Berlín, acudiendo al DNX Global, del que puedes leer el resumen que hicimos en su momento en el enlace)  y además hemos hecho 5 reuniones en remoto (cada uno de los miembros desde un sitio). Pronto os contaremos un poco mejor para qué hacemos reuniones y qué tipos de tareas hacemos en los encuentros físicos, y qué hacemos en los encuentros virtuales. 

Como veréis somos capaces de trabajar en remoto gracias a la existencia principal de Internet y además muchas herramientas creadas para ello. Estas herramientas son las que quiero compartir con vosotros, además de contaros cómo utilizamos cada y cómo nos ha ayudado o entorpecido en el camino.

Herramientas de Comunicación

Gmail

La verdad es que el Email fue la primera herramienta con la que comenzamos a comunicarnos. Cuando hablamos acerca de este proyecto y comenzamos a pensar en cómo enfocarlo utilizábamos exclusivamente el Email y he de decir que sirve muy bien para comunicarse, pero no es nada productivo. Nos perdíamos en millones de mails, muchos hilos, respuestas, enlaces. Un caos, vamos. Además de ser imposible localizar en poco tiempo algo que sabíamos que habíamos hablado ya. Con el objetivo de organizar mejor la información comenzamos a utilizar Google Drive.

Google Drive

Tanto Google Docs como Sheets, ambas de Google Drive. Estas aplicaciones de Google sí que seguimos utilizándolas. La considero imprescindible para nosotros poder tener documentos compartidos, poner comentarios sobre ellos o ir rellenándolos a la hora que a cada uno le venga mejor. Simplemente perdemos productividad a la hora de organizar los documentos, pero cumple perfectamente bien su función colaborativa. En definitiva, la falta de productividad está más en nuestra organización que en la herramienta en sí. A medida que tenemos mejor definida una tarea, optimizamos el tiempo y tenemos los documentos más definidos y les sacamos más provecho.

Además de utilizar Drive para comunicaciones internas desde el principio lo utilizamos para recopilar información de terceros de forma rápida. Hemos utilizado Docs para recoger las entrevistas que publicamos en nuestra Web. Y con Sheets hemos creado dos documentos colaborativos para que los rellene aquel que conozca alguna empresa que contrate en remoto.

Para la parte de entrevistas hemos cambiado a finales de enero a Typeform porque nos resulta mejor visualmente para los usuarios ajenos al equipo. (Hablaremos en el post que corresponda sobre esta herramienta, ya que no es una herramienta dirigida a las comunicaciones de equipos).

Dropbox

Además de Drive, utilizamos Dropbox como carpeta virtual donde subimos: Imágenes, documentación externa a Drive o plantillas para la Web. Sabemos que Drive ofrece también la opción de uso como carpeta donde subir otro tipo de archivos, pero yo tengo cuenta de pago en Dropbox, por lo que no tengo limitaciones de espacio y es la que prefiero.

En Remoters.net trabajamos con dos carpetas compartidas: una en exclusiva para el equipo de Remoters y otra compartida con otros partners como el diseñador, maquetador, etc. Nos permite ahorra espacio en los Emails. Siempre incluimos el enlace a Dropbox de la documentación en lugar de adjuntar archivos. De esta forma jamás será necesario deshacerse de ningún correo electrónico, algo que me parece imprescindible al buscar algo pasado.

Skype

Como os he indicado al inicio, cada cierto tiempo realizamos reuniones puntuales de trabajo en formato de videoconferencia. Aquí podéis vernos en la primera (10 de mayo de 2015):

Remoter Meeting 1Skype cumple al 100% su objetivo: sirve para hablar, verse y chatear al tiempo. Nosotros la utilizamos exclusivamente para reunimos, con una hora y fecha consensuada y sí que utilizamos su chat para poner enlaces sobre qué estamos hablando. A veces también compartimos pantallas para ser más productivos, no hace falta que naveguemos los 3 por el mismo sitio, si no, que uno lo hace y el resto lo sigue. Para mi es una herramienta que te permite estar conectado con alguien inmediatamente y de hecho, fuera de remoters ha sido mi herramienta diaria más utilizada cuando trabajaba en remoto con otro equipo.

En remoters NO CHATEAMOS y creo que nunca nos “hemos molestado” por Skype. Entendemos que cada uno tenemos nuestras obligaciones, tareas que realizar fuera del proyecto por lo que no nos hablamos desde el chat de Skype. Esta herramienta puede llegar a ser intrusiva si no la utilizas de forma adecuada, o si cada miembro de un equipo la utiliza sin tener en cuenta al resto. Con esto también está relacionado el uso horario de cada miembro, si estás en diferentes usos horarios quizá sean más útiles otras herramientas que skype, que cumple la función de inmediatez.

Además de Skype, cuando hemos tenido problemas de conexión también hemos probado a hacer la videoconferencia por Hangout.

Después de comentaros cómo utilizamos las herramientas básicas que utiliza cualquier usuario trabajador o no en remoto, presento herramientas diseñadas para la gestión de la comunicación o documentación para equipos.

Slack

El verdadero cambio fue la implementación de nuestra herramienta estrella: Slack. Esta herramienta está diseñada para comunicaciones corporativas: Crea conversaciones de equipo o privadas, permite la comunicación en tiempo real, además de albergar documentos o imágenes y tiene un potente buscador dentro de la plataforma. Slack a nosotros nos ha cambiado la vida, sí, puede sonar a frase hecha, pero ahora mismo es el único canal de comunicación entre nosotros que utilizamos todos los días. Creamos el equipo Remoters, al que pertenecemos los tres, y hemos ido abriendo Channels de cada sección de la Web o de cada temática en la que estamos trabajando, aunque aún no se muestre en la Web. En cada canal escribimos ideas, cosas que vemos o preguntamos directamente algo y lo dejamos solucionado dentro de su canal correspondiente. De esta forma nos resulta muy sencillo buscar todo lo compartido, etc. acerca de un tema en cuestión. Mirar el aspecto:

Slack de Remoters

Trello

Junto con Slack también utilizamos Trello. Aunque no es una herramienta de Comunicación, si no de gestión de tareas, nos sirve de complemento perfecto para ejecutar tareas que hablamos en Slack. Dentro de Trello, también comentamos si tenemos que aclarar alguna cosa más específica de trabajo.

Gitlab

Nuestro programador lo tiene claro: no le gusta el Email y lo evita en todo momento. No quiere resolver nada fuera de su herramienta estrella: Gitlab. Aunque sea una herramienta que tiene muchas más utilidades, para nosotros ha sido meramente de comunicación. Es un lujo trabajar de forma organizada resolviendo las tareas y que todo quede guardado para poder consultarlo más tarde.

A modo resumen, estas plataformas son todo lo que hemos utilizado en Remoters.net para la comunicación diaria.

  • Todas las herramientas mencionadas tienen versiones gratuitas. 
  • Para las comunicaciones nos hemos gastado = 0€.
  • Tenemos todas las ideas/inspiraciones/notas/decisiones recogidas en alguna herramienta.
  • Nuestra herramienta favorita es Slack.

Si alguien utiliza cada día alguna hora herramienta que no hayamos mencionado y que consideres que te facilita la vida, nos gustaría que nos lo dijeras para probarla. Nos importa mucho la productividad y la organización en el trabajo. Algo que creo que todo remoter tiene que tener como cualidad, pues si eres desorganizado lo vas a tener más complicado.

Como tenemos en la Web una sección de Reviews de herramientas, comparto aquí las mencionadas en el post:

Compartir esta página

Sin comentarios

Dejar un comentario

Tu e-mail no será publicado en el comentario.