Productividad en el trabajo desde casa – 10 consejos, métodos y aplicaciones para mejorar tu productividad

remote work / work from home productivityIncluso antes de la pandemia de COVID-19, el trabajo a distancia estaba en alza. Después de la pandemia, el 88% de las organizaciones de todo el mundo han animado a sus empleados a trabajar a distancia…. o, más concretamente, desde sus casas debido a las restricciones de movilidad y los cierres, lo que puede representar un mayor desafío para la productividad: ¿Cómo enfocarse de forma eficaz en el trabajo desde casa?

Para responder a esta cuestión, hace unos meses compartimos una guía para comenzar a teletrabajar que incluía algunos consejos sobre productividad, sin embargo, dado que mantener una alta productividad junto con un sano equilibrio entre el trabajo y la vida privada es uno de los mayores desafíos que muchos encuentran al trabajar desde casa, por ello, profundizamos en este tema, dando una serie de consejos específicos para mejorarlo.

Repasemos 10 consejos para mejorar la productividad del trabajo desde casa:

1. Invierte en un espacio de trabajo cómodo libre de ruido y distracción en casa

Aunque pueda parecer bastante obvio, mucha gente no se da cuenta de la verdadera ventaja de establecer un espacio de trabajo dedicado para ello. Un espacio de trabajo en su casa no sólo evitará que te enteres de todos los sucesos que ocurren en el hogar y que pueden convertirse en distracciones, sino que también te permitirá controlar mejor tu horario de trabajo, y «terminar» el trabajo y desconectarse cuando termine su día de trabajo dejando su espacio de trabajo en casa..

Para que esté lo más libre posible de distracciones, lo ideal sería que este espacio de trabajo se encuentre en una habitación exclusiva si es posible -una a la que otras personas de su hogar sepan que no pueden entrar si la puerta está cerrada-, y si no, en un lugar lo más aislado posible -un rincón de la sala de estar, por ejemplo-, aunque bien iluminado, con suficiente luz y temperatura confortable para estar durante la mayor parte del día.

También es aconsejable invertir en ciertos elementos esenciales para conseguir un espacio de trabajo funcional y cómodo:

  • Reglas de «no molestar»: Haz saber a los demás que si estás sentado en tu espacio de trabajo estás «no disponible» y no deben molestarte a menos que haya una emergencia (el mismo tipo por el que te llamarían a la oficina). Establezce un sistema fácil de entender, como poner un letrero de «No molestar» cuando tenga una llamada o hacer una tarea que requiera «mayor atención».
  • Una silla ergonómica: Donde puedas sentarte a gusto, y que también te ayudar a adoptar una buena postura mientras estás sentado durante 8 (!) horas, así evitarás problemas con tu espalda! Hemos revisado algunas sillas de oficina para su oficina en casa aquí.
  • Un pequeño escritorio de la oficina en casa: Que te permita guardar con seguridad los papeles del trabajo, con la altura ideal también para trabajar cómodamente en una buena postura. Hemos revisado algunos escritorios aquí (en inglés).
  • Un soporte para el portátil: Eso también facilitará enormemente la buena postura y el flujo de aire. Hemos revisado algunos de los mejores del mercado aquí (en inglés).
  • Auriculares con cancelación de ruido: Idealmente con micrófonos para ayudar a aislarte de los ruidos externos (especialmente cuando no tienes una sala dedicada al trabajo) y para que puedas realizar fácilmente reuniones en línea con más privacidad. También hemos revisado algunos de los más conocidos aquí.

Los auriculares en particular pueden ser útiles no sólo para aislarse de las distracciones externas, sino también para ayudarle a concentrarse mejor escuchando esa música que sabe que le ayudará a concentrarse, como la música clásica, los ruidos blancos, o incluso usando aplicaciones y servicios como Brain.fm que ofrece música funcional para mejorar la concentración.

John McGowan, fundador y principal consultor de Attribution Digital, dice:

«La música que no amas y no odias, sólo en algún lugar en el medio. Cero letras que distraigan (instrumentales), e idealmente ajustando el estilo de música al tipo de trabajo, es decir, rápido para trabajos urgentes, lento / atmosférico / downtempo para un trabajo creativo, considerado y profundo… Entendiendo tus distracciones y eliminándolas. Auriculares para ambientes ruidosos, … haciendo cumplir los estrictos tiempos de «No molestar» a los compañeros de casa, miembros de la familia y mascotas entrometidas (amigables).»

2. Crea y sigue una rutina teniendo en cuenta tus niveles de energía 

Para aumentar la productividad de tu trabajo a distancia, debes crear una rutina teniendo en cuenta tu propio horario de trabajo, las zonas horarias de tu equipo/clientes, tus niveles de energía y, por supuesto, tus compromisos no laborales, y una vez que establezcas uno que veas que funciona bien: cúmplelo.

Rachel Vandernick, consultora de Marketing Digital, dice:

«Ajusta tus horas de trabajo a tus mejores horas de concentración. La mayor parte de mi trabajo se hace de 5am a mediodía, aunque las horas de trabajo «estándar» son de 9am a 5pm porque trabajo mucho mejor por la mañana».

Es importante crear una rutina que cubra todas las partes de tu vida, y tus preferencias y necesidades, dejando tiempo suficiente para todos los compromisos, permitiéndote tener un horario equilibrado. Para establecer una rutina exitosa, debes identificar:

  • A qué hora del día te resulta más fácil concentrarte (¿eres una persona madrugadora y te resulta más fácil en las primeras horas de la mañana o al final del día?), de modo que puedas programar correctamente tu calendario para evitar cualquier compromiso y distracción.
  • ¿Cuándo necesitas estar disponible para tus clientes/miembros del equipo para coordinar/comunicar para comprometer esos momentos al principio o al final de tu día, para evitar ir y venir entre el «análisis/enfoque».
  • Deja tiempo suficiente para desayunar, almorzar y cenar con tu familia, así como para hacer ejercicio y relajarse durante el día de manera consistente, sepa que no hará ninguna actividad relacionada con el trabajo en ese momento y también establezca esos tiempos en su calendario.
  • Despeja las horas de inicio y fin de tu jornada laboral, asegúrate de no dedicar nada antes o después de esas horas al trabajo y pon alarmas para avisarte de ellas.

Estos criterios deberían ser fundamentales para establecer un horario «funcional» que se pueda utilizar en el día a día para mantenerte «en el buen camino» y así asegurar que tienes un día de vida laboral equilibrado, evitando el agotamiento.

Itamar Blauer, Consultor SEO y especialista en Video Marketing, dice:

«Tener un horario. Siento que puede ser muy fácil perder la pista de cuánto tiempo pasamos haciendo ciertas tareas (especialmente cuando WFH). Por eso es aconsejable atenerse a un horario para evitar el agotamiento y/o pasar demasiado tiempo en las pantallas». Asegúrate de incluir ejercicio ahí».

Puedes usar aplicaciones de calendario, como Google Calendar, o herramientas de gestión de proyectos/tareas como AsanaTrello para crear una visualización perfecta de tu rutina.

3. Planifica tu trabajo por adelantado, haz una lista de tareas y establece las prioridades de las mismas

Planifica tu horario de trabajo listando tus «tareas» por adelantado cada semana y día:

  • «Libera tu espacio mental» documentando las tareas que debes realizar, sin preocuparte de olvidarlas.
  • Registra fácilmente el avance de tus actividades diarias, asegurándote de que te concentras en lo que realmente importa para lograr tus objetivos, dejando tiempo suficiente para ejecutar esas tareas específicas, en lugar de sólo hacer un seguimiento con correos electrónicos o en reuniones en línea.

Puedes usar aplicaciones como TodoistEvernote para crear y gestionar tus listas de tareas, y compartirlo dentro de tu equipo si es necesario con sistemas de gestión de proyectos AsanaTrello. Documenta correctamente, y luego prioriza las tareas con recordatorios mediante el uso de un sistema que te convenza es una de las principales claves de la productividad, y la base del método de productividad «Getting Things Done«.

Mike Ginley, especialista en SEO y SEM de American Eagle dice:

«Uso la extensión de Momentum Google Chrome extension. Da una nueva vista con un tablero personalizado (y unas imágenes súper bonitas). La lista de tareas pendientes es una gran ayuda. Hago un mapa de mis tareas del día siguiente antes de cerrar la sesión para estar listo para ir en la mañana».

También es muy aconsejable utilizar un sistema de priorización de tareas, como la matriz de Eisenhower, para identificar cuál debería ser el orden ideal para pasar por ellas en función de su importancia y urgencia, lo que permite hacer primero lo que realmente tiene más impacto en cada momento.
Aaron Alter, Tech SEO y Estratega de Búsqueda en Scout24, dice:

«…lista de cosas por hacer. Urgente (hoy, alta prioridad (esta semana) y baja prioridad (la próxima semana) ayuda a manejar las tareas y a llevar un registro de todo.»

Eisenhower Matrix

Una vez que tengas la lista completa de tareas conectadas a un orden de prioridad ideal, podrás realizarlas de manera mucho más eficiente maximizando el impacto de tu trabajo.

Simon Cox, Consultor Técnico SEO dice:

«…tengo la aplicación Things en el Mac donde tengo listas de tareas que necesito hacer, divididas en pasos que puedo marcar, que me dan mis prioridades. También uso el rastreador de tiempo de Office Time que me mantiene concentrado y me da una forma de facturar el tiempo en los proyectos».

4. Bloquea el tiempo de «trabajo focalizado» en tu calendario y establece un número máximo de reuniones por día

A veces es demasiado fácil dejarse llevar y terminar pasando demasiado tiempo ya sea en llamadas o correos electrónicos en vez de en el trabajo serio que es lo que va a tener un impacto real en su productividad.

Para evitar este problema, bloquea algunas horas todos los días en el calendario para «concentrarse o trabajar en profundidad» durante las cuales no cabe recibir ninguna llamada, revisar o escribir correos electrónicos y también bloquea cualquier alerta para no ser molestado. También deberías asignar ciertos tiempos específicos «disponibles» para llamadas con clientes/equipos, con un número máximo de horas por día.

Ahora incluso hay herramientas, como Dewo, que te ayudarán a bloquear el tiempo para «trabajar en profundidad» y a programar reuniones para proteger tu tiempo (y el de los demás).

Acerca de esto, Upasna Gautam, Product & E-Commerce de CNN nos dice:

«Bloquear tiempo en mi calendario para sesiones de «trabajo profundo» y sesiones de «trabajo superficial». No podemos resolver problemas complejos o crear valor sin tener espacio para un pensamiento profundo sin perturbaciones. Con la constante distracción digital, dominar nuestro enfoque es la clave para una productividad eficiente!»

Work Calendar

Aunque esto puede ser más difícil de hacer cuando trabajas con clientes o eres un gerente que necesita coordinar a otras personas, es fundamental establecer límites para avanzar con tu requerido «trabajo profundo” mediante:

  • Haciéndoles saber durante qué horas estarás disponible para la comunicación de texto sincrónico y pueden esperar una respuesta tuya.
  • Acordar el establecimiento de un número de horas esperadas para responder dependiendo del nivel de urgencia de un asunto (Menos X horas para los asuntos urgentes, entre XX-YY horas para los «asuntos normales»).
  • Estableciendo un protocolo de comunicaciones claro, para etiquetar adecuadamente cada solicitud con un nivel de urgencia y el mejor canal a utilizar en cada caso.

Verena, SEO & Digital PR dice:

«Bloquear el tiempo, establecer límites conmigo/los clientes en cuanto a cuándo estoy disponible, y pomodoro, todo ayuda de forma masiva.»

5. Dirige las reuniones de manera eficiente y cuando haya una necesidad real

Cuando se empieza a trabajar a distancia existe la tendencia a sobrecomunicarse para «compensar» la falta de interacción en persona, por lo que muchos terminan con un exceso de solicitudes de reuniones o conferencias telefónicas en línea, en muchas ocasiones sin un propósito o agenda claros, y en otras, con temas que podrían haberse tratado fácilmente a través de unos pocos correos electrónicos o mensajes de texto asíncronos mediante su herramienta de gestión de proyectos.

Over Zoom

Evita este problema estableciendo protocolos de comunicación claros con tu equipo así como con los clientes, definiendo claramente cuándo hay una necesidad real de comunicación sincrónica y cuándo está bien comunicarse asincrónicamente, cuándo se necesita realmente una reunión online, y cuándo es mejor simplemente resolver un problema a través del correo electrónico, tu sistema de gestión de proyectos o incluso, a través de la comunicación asincrónica de vídeo grabando un tu pantalla con Loom o Wistia Soapbox.

Doist ha hecho un trabajo fantástico en esta guía sobre la comunicación asíncrona remota (en inglés) sobre por qué y cómo empezar a aprovechar la comunicación asíncrona para maximizar la productividad de su trabajo, en lugar de intentar comunicarse en tiempo real para cualquier cosa, interrumpiendo su día de trabajo y el de los demás.

Remote Communication Protocol by Doist

Protocolo de comunicación para equipos remotos de Doist

Algunos aspectos a tener en cuenta al establecer un protocolo de comunicaciones son:

  • Cuándo y cómo solicitar una conferencia telefónica en línea
  • Cuándo usar la comunicación de texto vs. video
  • Cuándo usar los mensajes del sistema de gestión de proyectos sincronizados vs. async
  • Cuándo documentar una decisión y a quién poner en copia
  • Establecer reglas de moderación, notificación y mención para evitar la intrusión

Además, siempre que haya una necesidad real de una conferencia telefónica, es fundamental asegurarse de que se lleven a cabo de manera efectiva estableciendo algunos requisitos, como tener una agenda clara, y asignando sólo el tiempo necesario real, dependiendo del tema.

Ariel Camus, fundador de Microverse, compartió algunos consejos prácticos para llevar a cabo reuniones eficientes:

«Tener siempre una agenda, un cuaderno de notas y un cronómetro designados, añadir columnas a la agenda para las notas y los temas de acción, añadir a las personas la responsabilidad de los temas de acción, añadir enlaces a los tiempos de discusión para que las personas los lean con antelación, de manera asíncrona. Cambiar la configuración de Google Cal para agilizar las reuniones (25 o 50 minutos) de modo que siempre haya descansos entre las reuniones para ir al baño, meditar o prepararse para la siguiente reunión».

6. Silencia las alertas y bloquear las aplicaciones no laborales durante el tiempo de trabajo intensivo

Aunque dediques suficiente tiempo al trabajo, a veces es más difícil concentrarse si recibes notificaciones de correos electrónicos, mensajes o medios sociales. Bloquea todas esas notificaciones durante tus tiempos de «trabajo profundo».

Luke Carthy, consultor de comercio electrónico, dice:

«Encender el DND durante 90 minutos cuando necesito estar en la zona y bloquear el mundo con Spotify y los auriculares realmente me ayuda. Los correos electrónicos pueden esperar. Las redes sociales pueden esperar. WhatsApp puede esperar.»

Algunas de las herramientas de bloqueo y silenciamiento de tiempo gratuitas y de pago que puedes empezar a usar son:

  • FocusMe: Funciones potentes y probadas para recuperar el control de tus sitios web, dispositivos y aplicaciones.
  • Freedom: Bloquea los sitios web y aplicaciones que te distraen. Concéntrate en lo que más importa.
  • SelfControl: Una aplicación gratuita para Mac que te ayuda a evitar sitios web que distraen.
  • Cold Turkey: Aumenta tu productividad y recupera tu tiempo libre bloqueando sitios web, juegos y aplicaciones que te distraigan.
  • LeechBlock: Extensión del navegador web diseñada para bloquear aquellos sitios de pérdida de tiempo que pueden absorber tu día de trabajo.

7. Toma descansos durante el tiempo de trabajo

Pomodoro AppEs difícil mantener la concentración durante largos períodos de tiempo. Los más destacados en promedio toman descansos después de 52 minutos. Y el descanso dura unos 17 minutos. Los descansos y la productividad tienen una conexión directa

Establece recordatorios con aplicaciones como WunderlistGoogle Keep para tomar descansos después de un período específico de tiempo. Utiliza los descansos para desconectarse de la «pantalla» y meditar, estirar el cuerpo, o incluso para hacer descansos más largos, hacer ejercicio o salir a caminar

Hannah Butcher, estratega de SEO en re:signal, dice:

«Tomo descansos para tomar aire fresco y hacer ejercicio, y esto siempre me da mucha más energía cuando vuelvo a una tarea.»

Si no eres capaz de seguir un horario con descansos propio puedes usar la Técnica Pomodoro, estableciendo un tiempo razonable (un «pomodoro» de 25 minutos por defecto) para lograr una tarea, seguido de un descanso de 5 minutos, y luego tomar descansos más largos (de 15-20 minutos) después de 4 «pomodoros».

Hay muchas herramientas gratuitas y de pago que puedes utilizar también para asegurarte de seguir tu horario y descansos «pomodoro», como el Asistente Marinara Pomodoro para Chrome.

Si sientes que necesitas períodos de tiempo más largos para concentrarte mejor y hacer las cosas, puedes personalizar fácilmente tus horarios, mientras te aseguras de dejar los descansos necesarios a lo largo del día. Natalie Arney, Consultora SEO dice:

«No podría hacer pomodoro ya que prefiero períodos más largos de concentración, pero los descansos son muy importantes. Ya sea para prepararme una bebida o un bocadillo, un paseo de perro, o simplemente para relajarme!»

8. Practica el autocuidado

El trabajo en general puede ser estresante y frustrante a veces, y por eso es necesario practicar el autocuidado a diario, especialmente cuando estás solo en casa y no puedes hablar con alguien de confianza o no puedes ir al gimnasio todavía.

Por eso es fundamental asignar bloques de tiempo en tu rutina, antes, después y también a lo largo del día para hacer ejercicio, tomar siestas, conectar con tus seres queridos y amigos, y tener tiempo fuera para caminar y/o refrescarte, así como asegurarte de que duermes bien.

David Iwanow, líder de Búsqueda Global y Tráfico de Danone, dice:

«Trato de hacer 30-60 minutos en mi bicicleta de ejercicio cada día… tomar un descanso decente para almorzar y si he tenido un día lleno de reuniones necesito terminar temprano para descomprimirme».

El autocuidado no sólo aumentará la productividad de tu trabajo a distancia, sino que te ayudará a seguir adelante por más tiempo. Puedes usar aplicaciones como Aura o Calm para practicar el autocuidado.

George Driscoll, Relaciones Públicas Digitales de Root Digital, dice:

«Duerme tus 8 horas de sueño. Acabo de terminar el libro «Por qué dormimos», y lo tengo en mi mente más que nunca ».

A veces también se trata de hacer un uso consciente del tiempo que de otra manera «desperdiciamos». Por ejemplo, Ariel Camus, fundador de Microverse, dice:

«Micro-meditaciones (por ejemplo, seguir la respiración durante 1-2 minutos) mientras se espera que las cosas sucedan (por ejemplo, pestañas para cargar, código para compilar) en lugar de usar esos tiempos de espera para hacer algo más que interrumpa tu concentración».

Otra forma de practicar el autocuidado es a través del entrenamiento de vida en línea con programas como Roar Together que da una comunidad, apoyo, ejercicios y técnicas para potenciar y animar.

9. Rastrea tu tiempo con herramientas

No se puede mejorar lo que no se mide. Entonces es fundamental controlar que estás siguiendo efectivamente tu horario establecido y que estás invirtiendo tu tiempo donde deberías.

Time Tracking AppAndy Chadwick, Cofundador y Estratega Jefe de SEO en Snippet Digital dice:

«Cronometro todo lo que hago usando una aplicación como @Clockify. Etiqueto todo, desde llamadas y correos electrónicos hasta lo que sea. Al final de cada semana puedo ver fácilmente dónde he perdido el tiempo y continuamente hago mi día más eficiente«.

El seguimiento del tiempo no tiene por qué ser una tarea manual tediosa y puede hacerse automáticamente gracias a herramientas que se integran directamente con las herramientas y el sistema utilizados, comoRescueTimeTogglHarvestTimely. Tener un rastreador de tiempo también te «empujará» a concentrarte en lo que realmente necesitas.

Elizabeth Linder, estratega de SEO en Kick Point, dice:

«Poner un temporizador en mi teléfono para el tiempo en que me gustaría tener la tarea hecha. Me obliga a concentrarme cuando sé que sólo tengo «X» cantidad de tiempo.»

10. Haz comprobaciones de responsabilidad cruzada con alguien

Una forma adicional de asegurarse de que realmente se sigue el calendario establecido y se hacen las cosas es hacer comprobaciones de responsabilidad cruzada dentro de tu equipo, o con colegas en los que confíes, lo que puede ser especialmente útil cuando trabajas por cuenta propia y/o no tienes un jefe que probablemente te haga responsable.

Ariel Camus, fundador de Microverse, dice:

«Crear controles de responsabilidad mutua al final del día con alguien más. Por ejemplo, tengo una invitación de calendario compartida con mi esposa para hacer ejercicio todos los días a las 7pm. Nos hacemos responsables el uno al otro. Hacemos lo mismo para el almuerzo.»

Si no puedes encontrar a alguien por ti mismo para hacer los controles de responsabilidad, puedes usar herramientas comoFocusmate, un compañero de trabajo virtual que te permite trabajar en tándem con alguien más para tener un compañero de responsabilidad.

Por otro lado, los controles de responsabilidad serán más fáciles cuando trabajes con un equipo, y puedes acordar hacerlos con frecuencia -alineándolos a lo largo del trabajo de tu equipo- aunque no sea necesario dentro de la organización para mantenerte responsable. Maria Sereda, Gerente de Marca y Comunidad de Serpstat dice:

«Tenemos llamadas diarias de 15 minutos en Hangouts dentro de nuestros micro equipos donde contamos lo que se hizo ayer y lo que planeamos hacer hoy y tenemos llamadas semanales en Google Meet que llamamos “retro», de “retrospectiva», donde discutimos toda la semana. Trabajamos en entregas cada 2 semanas«.

Bono: Trabaja en algo que ames, en algún lugar que también ames

Aunque esto no sea un consejo de productividad directo, es ciertamente algo que puede terminar afectando altamente la productividad de nuestro trabajo: Cuando trabajamos en una empresa o en un equipo donde ya no nos sentimos cómodos o cuando terminamos en un rol en el que necesitamos hacer muchas tareas que no nos gustan especialmente.

Sé bien que yo mismo he estado allí hace muchos años cuando todavía no era autónomo, y sé lo tristes que pueden llegar a ser los domingos por la noche cuando piensas que al día siguiente tendrás que volver a trabajar en algo que no te gusta especialmente o tendrás que interactuar con personas con las que ya no te sientes cómodo.

James Patterson, SEO de American Eagle Outfitters, dice:

«Encuentra un trabajo donde hagas lo que te gusta y un equipo de personas con las que realmente disfrutes estar. La productividad es fácil cuando tienes ambos.»

Es importante entender si tienes un problema de motivación que podría estar afectando negativamente a tu productividad para tratar de resolverlo en la medida de lo posible, y si no puedes lograrlo, afortunadamente, hay muchas más compañías que contratan remotamente ahora para todo tipo de funciones, por lo que puedes encontrar el próximo trabajo de tus sueños en nuestra bolsa de trabajo remoto gratuita (que ahora también ofrece alertas de trabajos remotos a los que puedes suscribirte fácilmente).

¡Acabando!

Espero que estos consejos, métodos y aplicaciones puedan ayudarte a aumentar la productividad de tu trabajo a distancia. Empieza a seguirlos hoy mismo y no te arrepentirás. Si tienes algún consejo o método que te sirva, ¡no dudes en compartirlo con nosotros en los comentarios también!

Si te ha gustado este post, visita: 

Compartir esta página

Sin comentarios

Dejar un comentario

Tu e-mail no será publicado en el comentario.